手帳のビジネスでの使い方｜予定はスマホ、紙はメモに使おう

仕事用に手帳を買ってみたものの、会社の予定表もスマホのカレンダーもあるのに、紙の手帳には何を書けばいいのか分からない。そんなふうに手が止まっていませんか。予定を両方に書くのは面倒だし、かといって手帳を持たないのも少し不安。迷うのは当然だと思います。

手帳のビジネスでの使い方を調べると、手帳の使い方をビジネス向けにまとめた記事や、ほぼ日手帳をビジネスマンが使うときのコツ、一流のビジネスマンと手帳の関係、あえて手帳を持たないビジネスマンの話まで、いろいろな情報が出てきます。ビジネス用の手帳はどれを選べばいいのか、ますます決めにくくなりますよね。

先に私の答えを書いておきます。仕事の予定はスマホのカレンダーに一本化してかまいません。手帳を持つ意味は予定ではなく、会議や商談のメモと、その日のタスクを書き出して考えることにあります。だから仕事用の手帳は、予定欄の多さより、メモが書けるページの量で選ぶのがいいかなと思います。私自身、仕事の予定はGoogleカレンダーで管理していて、仕事用の手帳はメモ用のシステム手帳だけでした。

この記事では、スマホと手帳の役割の分け方から、仕事で手帳に書く中身、メモの量で選ぶ手帳の種類までを順番にお話しします。

• 仕事の予定をスマホに一本化してよい理由
• 手帳を持たない人と持つ人の分かれ目
• 会議メモ・タスク・考えごとの書き方
• メモの量で選ぶ仕事用の手帳の種類

ビジネスでの手帳の使い方はスマホと分担

仕事で手帳を使うとき、最初に決めておきたいのは「何をスマホに任せて、何を紙に書くか」です。ここが決まると、手帳の空白に悩むことも、二重に書いて疲れることもなくなります。この章では、予定の置き場所、手帳を持たない選択の考え方、通説との付き合い方、そして手帳に書く3つの中身を順に見ていきます。

仕事の予定はスマホのカレンダーに一本化

仕事の予定は、スマホのカレンダーに一本化してよいと私は考えています。会社の会議やお客さんとのアポは、日時が変わることも多いですし、通知や共有もスマホやパソコンのカレンダーのほうが得意です。同じ予定を紙の手帳にも書き写すと、変更のたびに両方を直すことになり、どちらが最新か分からなくなるのが二重管理のつらいところ。続かなくなる原因としてよく挙げられるのも、この二度手間です。

私も、手帳とスマホの両方に予定を書いていた時期があったと思います。ただ、若手のころはそれほど予定が入っていなかったので、同じことを2度書かなくてもだいたい覚えていられましたし、手帳に書いた予定はほぼ見返しませんでした。今振り返ると、手帳の予定欄はほとんど役目を果たしていなかったわけです。

メーカーの側も、この分担を前提にしています。NOLTY（日本能率協会マネジメントセンター）の公式通販でも、エクリの週間方眼メモは、上部のスケジュール欄で予定をざっと把握しながら、たっぷりの方眼メモスペースをノートのように使える形式として紹介されています。予定は上の欄で足りる、残りはメモ、という作りです。予定の正本はスマホ、紙の手帳は予定以外を書く場所と割り切ってしまって大丈夫です。

NOLTYのビジネス手帳には、時間軸で予定を細かく書くバーチカルから、予定欄を上部に小さくまとめて残りをメモにした週間方眼メモ、月間カレンダーだけの薄い手帳まで、予定欄の大きさが違う形式がそろっています。予定をスマホに任せる人ほど、予定欄の小さい形式を選べばよいわけです。老舗の文具専門店である伊東屋も、システム手帳の特集で、デジタルとアナログの共存がスタンダードになってきている、どちらか、ではなく二刀流で良い、と書いています。予定はデジタル・メモは紙という分担は、メーカーや専門店の側でも前提にされている考え方だと分かります。

ビジネスマンが手帳を持たない選択の基準

予定をスマホに任せるなら、そもそも手帳を持たなくてもいいのでは、と思いますよね。私の考えとしては、予定の管理だけが目的なら、手帳を持たない選択で十分です。社内のパソコン作業やチャットで仕事が完結していて、会議のメモもその場でパソコンに打ち込める人なら、紙の手帳が無くても困らないかもしれません。

一方で、予定は覚えていられても、話の中身は覚えていられません。私は仕事で手帳を持たずに過ごした時期はありませんでした。商談や面談の内容を記憶に頼るのは危険ですし、そもそも無理なので、できるだけ書いて残すようにしていました。手帳の役目は予定ではなく、中身の記録だったということです。

対面の場面も分かれ目になります。iPadでメモを取る方法もありますが、商談や面談の最中にiPadなどでメモを取るのは、私はやはりお客さんの目が気になります。だから対面の場では、システム手帳を使おうと思っています。紙の手帳なら、その心配をせずに手元で書けます。

手帳を持たなくてよいかどうかの境目をもう少し具体的に考えると、次のような条件がすべて当てはまる人は、紙の手帳が無くても困りにくいと言えます。

• 予定の変更や通知をスマホ・パソコンだけで完結できる
• 打ち合わせや商談のほとんどがオンラインで、画面共有でメモを取れる
• 対面での会議・商談が少なく、あっても相手が機器でメモを取ることに慣れている

逆に、対面での商談や面談が多い仕事、あるいは相手が目上の人や社外の人である場面が多い仕事では、紙の手帳を持つ意味が出てきます。相手の業界や年代によって、タブレットやスマホでメモを取る行為への印象は変わりますし、どちらが正しいというより「相手にどう見えるか」を気にする場面があるかどうかが、持つ・持たないの分かれ目になります。

一流ビジネスマンと手帳の通説をどう見る

「一流のビジネスマンは紙の手帳を使っている」という話を見かけることがあります。ただ、これを裏づける統計や公的な調査は見当たりません。出典の無い成功者像を、手帳を選ぶ根拠にする必要はないと私は思います。

紙に書くことについては、研究もあります。たとえば東京大学と日本能率協会マネジメントセンターなどが2021年に発表した共同研究では、紙の手帳・タブレット・スマートフォンで予定を書き留めたあとの記憶と脳の働きを比べています。ただし、これは決められた条件のもとで記憶を調べたもので、仕事の成果や「一流かどうか」を示すものではありません。研究の結果を、そのまま仕事の成果に広げて読まないことが大事です。

手書きの効果を調べた研究は、記憶だけではありません。心理学分野では、目標の進み具合を記録する行動と目標達成の関係を調べた大規模な分析（Harkinらによる2016年の研究）もあります。138件の研究・対象者あわせて約2万人分のデータを統合したところ、進み具合を記録すること自体が目標の達成率を高める効果があり、なかでも情報を「物理的に」記録した場合に効果が大きかったと報告されています。これも、紙に書く・残すという行為そのものに意味があることを示す材料のひとつです。ただし、この研究も「物理的に記録すること」の効果を調べたものであり、「手帳」という道具や「一流かどうか」を直接証明するものではありません。

こうした研究結果は、あくまで「書く」「残す」という行為に一定の効果があることを示すものです。一流かどうかという抽象的な話ではなく、自分の仕事の中で「紙に書いたほうが早く済むこと」「書いて残したほうが助かること」を基準に考えるほうが、実際の判断には役立ちます。

見栄や通説で分厚い手帳を買うより、自分の仕事で「紙に書いたほうが速いこと」は何かを考えて選ぶほうが、結局は長く使えます。研究の詳しい内容は、正確な情報を発表元の公式サイトでご確認ください。

会議・商談メモと確定した予定を分ける

手帳のいちばん大事な仕事は、会議や商談のメモの受け皿になることです。メモを取るときは、最低限次の4つを残しておくと、あとで見返したときに迷いません。

• 日付
• 相手（会社名・名前）
• 決まったこと
• 宿題（持ち帰ること）

話の途中で次回の日程が出てきたら、ひとまず手帳に仮で書いておき、確定したらスマホのカレンダーに登録する。こうすると、メモは手帳、確定した予定はスマホという線引きが崩れません。手帳に予定を「清書」する必要はなく、決まった日時の行き先はあくまでカレンダーです。

私の場合、商談や上司との話のメモは書きっぱなしで、パソコンに移すことはしていませんでした。それでも、日付と相手さえ書いてあれば、あとから「いつ誰と何を話したか」はたどれます。凝った書き方をしなくても、最初の4項目だけは外さないのがコツです。

仮の予定はメモ欄に、確定後にカレンダーへ

商談の最中に「次回は来月の頭くらいで」といった仮の日程が出てくることはよくあります。この段階ではまだ確定していないので、手帳のメモ欄に「仮」の文字を添えて書いておき、双方の日程調整が終わって確定した時点で、改めてスマホのカレンダーに正式な予定として登録します。こうすることで、仮の段階の情報がそのままカレンダーに残って誤解を生むことを防げますし、手帳のメモはあくまで「そのときのやり取りの記録」として残せます。

宿題（持ち帰り事項）は、誰が・何を・いつまでに、という3点だけでも書いておくと、あとで見返したときに自分の対応漏れに気づきやすくなります。細かいフォーマットを決めすぎると書くのが億劫になるので、最低限の4項目（日付・相手・決まったこと・宿題）を守りつつ、残りは自由に書いて構いません。

朝のタスクを書き出し終業時に見直す

手帳のもうひとつの使い道が、その日のタスクの書き出しです。始業時にスマホのカレンダーで会議やアポなど動かせない時間を確認してから、手帳に今日やる作業を書き出します。終わったものは線を引いて消し、終業時に残ったものを見直して、翌日に回すかどうかを決める。この流れなら、予定欄が無いメモ用の手帳でも十分に回せます。

正直に書くと、私は手帳でToDo管理をしていませんでした。覚えている自信があったので、メールを未読のまま残しておいたり、一日の最初や取り掛かる時間を決めたりして回していたんです。ただ、今思えば、手帳に書き出していたほうがよかったかもしれません。

タスクを書き出す効果は、記憶しておく量を減らせることだけではありません。一般的に、頭の中で「あれもやらなきゃ、これも忘れないように」と抱えておく項目が多いほど、目の前の作業に使える思考の余力は減っていくと言われています。書き出して目に見える形にしておくと、今どれだけの作業が残っているかが一目で分かり、優先順位をつけやすくなります。

書き出す項目は、必ずしも細かく分解する必要はありません。「資料を作る」「電話を返す」くらいの粒度で構わないので、まずは始業時に浮かんだ作業をそのまま手帳に書き出し、終わったら線を引いて消していく、という単純な流れから始めるのがいいかなと思います。残った項目を終業時に眺めて、今日中にやるべきだったのか、明日に回していいのかを判断する時間を1〜2分だけ取ると、翌朝の書き出しもスムーズになります。

書き出しておけば、頭の中で抱えておく量が減りますし、終業時に見直すことで抜け漏れにも気づけます。欄ごとの書き方や、書かない欄の決め方は手帳の書き方の記事で詳しくまとめています。

考えごとは紙の図で整理し清書はPCに

企画の段取りやトラブルへの対応など、考えをまとめたい場面でも手帳は使えます。私の考えとしては、紙はパソコンより自由に書けるので、思考の整理には基本的に向いていると思います。キーワードを丸で囲んで矢印でつないだり、簡単な図を描いたりするのは、紙のほうが手早いですよね。

一方で、パソコンにも良さがあります。書き直しがしやすく、字が汚くて読めないということもありません。箇条書きでまとめるなら、パソコンのほうがメリットが多い気がします。

そこでおすすめなのが、考える段階は紙、まとめる段階はパソコンという使い分けです。手帳のメモページに図や矢印で考えを広げ、形が見えてきたらパソコンで箇条書きに清書する。手帳には考えた跡だけが残るので、きれいに書こうと気負わなくて大丈夫です。

紙に書き出すときの簡単な手順

考えごとを紙に書き出すときは、凝った書き方を考えなくても大丈夫です。まず思いついたキーワードを手帳のページにそのまま書き、気になる言葉を丸や四角で囲みます。関連しそうな言葉同士を線でつなぎ、矢印で「原因と結果」や「前後関係」を示していくと、頭の中で散らばっていた考えが少しずつ整理されていきます。文章にしようとせず、単語やフレーズのままでいいので、途中で止まらずに書き進めることがポイントです。

ある程度形が見えてきたら、パソコンに移して箇条書きや文章としてまとめ直します。紙の段階では多少散らかっていても構わないので、まとめる作業はパソコンに任せてしまうという役割分担が、結果的に両方の良さを活かせるやり方だと思います。

この使い分けが効きやすいのは、たとえば企画の骨子を考えるときや、トラブル対応の優先順位を整理するときです。企画なら「誰に・何を・どう伝えるか」をキーワードで散らして矢印でつなぎ、全体の流れが見えてきたらパソコンで章立てに起こす。トラブル対応なら、起きていることと影響範囲を矢印でつないで原因の候補を洗い出し、対応すべき順番が見えた時点でパソコンのタスクリストに移す、という流れです。紙の段階では結論を急がず、思いついた言葉をそのまま書き留めておくほうが、あとから見返したときに考えの過程を追いやすくなります。

手帳はビジネスでの使い方に合うメモ量で選ぶ

使い方が決まれば、手帳の選び方も変わります。予定をスマホに任せるなら、予定欄の細かさは重要ではありません。見るべきは、メモが書けるページの量と、足りなくなったときに足せるかどうかです。この章では、手帳の種類ごとの向き不向きと、システム手帳・NOLTY・ほぼ日手帳の使い方を見ていきます。

メモ重視の手帳の種類と時間軸の向き不向き

仕事用の手帳を選ぶときは、予定欄の多さより、メモが書けるページの量を基準にするのがいいかなと思います。予定をスマホで管理しているなら、時間目盛りの細かいバーチカルを選んでも、時間軸が白紙のまま残りやすいからです。私も以前、時間目盛りの付いた週間のリフィルを使っていましたが、時間目盛りの必要性は感じず、月間で十分でした。

予定をスマホに一本化しているなら、上の4つが候補になります。バーチカルは、時間単位の予定を紙で管理したい人向けの形式です。それぞれの形式の違いは手帳の種類と違いの記事でも比べています。あくまで目安なので、仕事の内容に合わせて考えてみてください。

具体的なページ数で見ると、たとえばほぼ日手帳のweeksは巻末に方眼メモがたっぷりあり、「weeks MEGA」はその巻末のメモページを、weeksのおよそ3倍の約210ページに増やしたものです。day-freeは月間カレンダーと方眼ノートが中心で、方眼ノートは171ページあります（A6・A5とも）。NOLTYのエクリA5の週間方眼メモは、方眼罫のページが本冊で83ページです。ページ数は年版やモデルによって変わるので、正確な数字は購入前に公式サイトで確認してください。

一方、システム手帳はそもそも「ページ数」という考え方がありません。リフィルを必要な分だけ差し替えて使うため、メモが多い時期は多めに持ち歩き、少ない時期は減らす、という調整ができます。ページ数が決まった綴じ手帳と、量を自分で調整できるシステム手帳のどちらが合うかは、仕事でメモが増えるタイミングが毎週あるのか、時期によって波があるのかによっても変わってきます。

システム手帳はメモを足して別冊に保管

メモ中心の使い方と相性がいいのが、システム手帳です。リフィルを差し替えられるので、メモが足りなくなれば足せますし、使い終わったページは外せます。

私は、書きっぱなしの商談メモを捨てずに、手帳から外して保存用のバインダーに移していました。手帳本体には今使うメモだけが残るので、持ち歩く厚さが増えすぎません。綴じ手帳ではできない、システム手帳ならではの保管のしかたです。

もうひとつ感じていたのは、メモの減り方が一定ではないことです。顧客との面談があるときは書きますが、それ以外は研修を受けたときに一気に無くなるイメージが残っています。普段はなかなか埋まらないので、毎月補充するような使い方ではありませんでした。ページの総量だけでなく、足りなくなったときに足せるかも、選ぶときの判断材料にしたいところです。

システム手帳の基本構造

システム手帳は、6穴（ミニ5サイズは5穴）のリング金具がついたバインダーに、同じ規格のリフィルを差し替えて使う仕組みです。リングの直径は8mmほどの薄いものから30mm近い大容量のものまであり、レイメイ藤井が公表している目安（上質紙のリフィル）では、リング径8mmで約60枚、15mmで約105枚、30mmで約265枚が収まります。紙の厚さで枚数は変わります。メモの量に応じてバインダー自体のサイズを変えられるのも、綴じ手帳には無い特徴です。

NOLTYの手帳はメモ欄と携帯性で選ぶ

綴じ手帳で選ぶなら、ビジネス手帳の定番であるNOLTYが候補になります。NOLTYには、週間のページの多くがメモ欄になったエクリの週間方眼メモなど、スマホで予定を管理する人に合うレイアウトがあります。選ぶときは、週ごとのメモ欄と巻末のメモページの量、それから毎日持ち歩ける大きさかどうかで候補を絞るとよいと思います。

綴じ手帳は、1年分のメモが時系列で1冊にまとまるのが良いところです。システム手帳のように足すことはできないので、メモが多い人は大きめのサイズやメモの多いレイアウトを選ぶと安心です。

NOLTYのビジネス手帳にはいくつかのシリーズがあり、メモ量や時間軸の有無で選び分けられるようになっています。同じ「エクリ」でも、週間方眼メモのほかに週間レフト・週間バーチカル・週間ブロックなどがあり、シリーズ名より中のレイアウトで中身が大きく変わります。スマホで予定を管理しているなら、時間軸を細かく区切ったバーチカルではなく、週間方眼メモや週間レフトのようにメモ欄が広いレイアウトから選ぶほうが、空白のページを減らせます。

また、仕事とプライベートの予定はスマホのカレンダーで重ねて確認し、紙の手帳には仕事の記録だけを残す、という使い分けもできます。商談の場で手帳を開いても、私的な書き込みが相手の目に入りません。サイズや価格は年度によって変わるので、正確な情報は公式サイトをご確認ください。

どのシリーズを選ぶにしても、予定をスマホに任せているなら、予定欄の細かさは気にせず選んでかまいません。レイアウト名だけを見て選ぶより、見開きのうちメモに使えるスペースがどのくらいあるかを実際に見比べて、自分が書くメモの量に合うものを選ぶほうが失敗しにくいと思います。

メモ欄の広さを基準に選ぶなら、エクリのメモタイプから見比べてみるとよさそうです。

ほぼ日手帳のビジネスマン向けの使い方

ほぼ日手帳を仕事で使うなら、1日1ページのオリジナルやカズンを毎日埋めようとすると、会議の無い日や休日のページが白紙のまま残りやすく、それが負担に感じられることもあります。そこでおすすめなのが、週間タイプのweeksか、月間とノートだけのday-freeを選んで、会議メモとタスクに絞る使い方です。weeksは左ページで1週間のタスクを見渡しながら、右ページや巻末の方眼ノートに会議のメモを書き込めますし、メモ量を増やしたweeks MEGAを選べば、商談が多い時期でもページ不足になりにくくなります。day-freeは日付があらかじめ入っていないので、空いたページがあっても気にならず、メモ帳に近い感覚で自由に使えるのが特徴です。どちらもスマホで予定を管理する前提に合わせて作られたタイプなので、ビジネス用途であれば1日1ページ系より候補になりやすいと思います。

weeksとday-freeのどちらが合うかは、1週間の中で会議や商談がどのくらいあるかで考えるとわかりやすいです。毎日のように対面の打ち合わせがあり、曜日ごとにメモを分けて見返したいなら、週間の枠が最初から用意されているweeksが向いています。逆に、商談が週によってばらつく働き方で、日付にとらわれずにノートとして使いたいならday-freeのほうが使いやすいはずです。

対面の打ち合わせが多い働き方なら、weeksから見てみるとよさそうです。

持ち歩くサイズで迷う場合は、鞄の大きさも判断材料になります。weeksはスーツの内ポケットや小さめの鞄にも収まりやすい薄さなので、外回りが多い働き方に合わせやすいです。day-freeはA6とA5の2サイズがあり、メモ量を優先してA5を選ぶと、ノート部分が広くなる分だけ厚みと重さも増えるので、普段どんな鞄で持ち歩くかを基準に選ぶとよいと思います。毎日埋めなくていい理由や詳しい使い方は、ほぼ日手帳の使い方の記事にまとめています。

ビジネスでの手帳の使い方はメモから試す

最後に、この記事の内容をまとめておきます。

ここまでの内容を整理すると、ビジネスで手帳を使うかどうかの判断は「予定をどこに置くか」ではなく「メモや考えごとをどこに残すか」で決まります。スマホのカレンダーに予定を一本化したうえで、紙の手帳には会議・商談のメモ、その日のタスク、考えごとの3つだけを担当させる。そのうえで手帳そのものを選ぶときは、時間軸の細かさよりもメモが書けるページの量と、足りなくなったときに足せるかどうかを基準にする。この順番で考えると、ビジネス手帳・システム手帳・ほぼ日手帳のどれを選ぶ場合でも、迷いにくくなるはずです。

まずは手持ちの手帳やノートで、会議のメモを取るところから試してみるのがいいかなと思います。使ってみて、メモ欄が足りないのか、タスクを書く欄が欲しいのかが分かれば、次に選ぶ手帳もはっきりします。具体的な手帳を比べたい人は、手帳のおすすめと後悔しない選び方も見てみてください。

最初の1週間は、手帳を新しく買わなくても、手持ちのノートや裏紙で構いません。会議や商談のたびに日付・相手・決まったこと・宿題の4点だけメモを取ってみて、1週間たったときにメモ欄が足りなかったか、逆に空白が目立ったかを振り返ってみてください。そこで見えてきた「自分にとってちょうどいいメモの量」が、次に手帳を選ぶときの一番確かな基準になります。

最初は試行錯誤しないと、一番合うものは見つけられないと思います。それでも、全てをデジタルにできないなら、きっと自分に合う手帳や使い方が見つかるはずです。試行錯誤を楽しんでみてくださいね。