システム手帳の使い方｜予定はスマホ、紙はメモにする始め方

こんにちは、机上のケントです。システム手帳を買ったものの、何を入れてどう使えばいいのか。中身公開の写真を見るほど、揃えたいリフィルが増えてしまうこともありますよね。

システム手帳の使い方は、予定帳だけではありません。メモ帳やノート代わりに仕事の話を残したり、趣味の記録やアイデアを書いたりするのもあり。ミニ6・バイブル・A5のどれでも、まずは紙に任せたい役割を決めるところから始められます。

私も約15年前にロフトで買ったA5を、月間・週間の予定帳として使い、その後はルーズリーフ代わりのメモ用にしていました。予定の管理をスマホへ移しても、紙の出番は残ったんです。

私の考えとしては、全部を1冊に詰め込もうとせず、予定はスマホ、紙は考えごとと記録のバインダーにするのが始めやすいかなと思います。リフィルは2〜3種類を目安に。この記事では、入れる中身から書いたメモの行き先まで、順番に整理します。

• 予定をスマホに任せる場合の最小限の中身
• 予定帳として使う場合の月間と週間の分担
• 仕事や趣味に合わせたメモの書き方
• 見返す・移す・外して残すまでの流れ

システム手帳の使い方は中身を絞る

最初に決めたいのは、何を買い足すかより、何のために開くかです。メモ中心の使い方を基本に、紙でも予定を見たい場合の組み合わせや、サイズに合う書き方を見ていきましょう。

予定はスマホ、紙は考えごとと記録に

すでにスマホのカレンダーで予定を管理しているなら、システム手帳に同じ予定表を作る必要はありません。日時を確認する場所はスマホ、話を聞きながら書いたり考えを広げたりする場所は紙、と役割を分けてみてください。

たとえば打合せ中は紙にメモを取り、次回の日時が決まったらカレンダーへ移す。紙には、なぜその話になったか、何を検討しているかを残す使い方です。日付入りのリフィルがなくても、こうした記録の置き場にはなります。

私の場合も、スマホのカレンダーに移ってからはマンスリーを新しく買わなくなりました。それでも、商談や上司との話ではメモ用に使っていたんです。予定を書く役目がなくなったからといって、手帳そのものをやめる必要はなかったわけですね。

システム手帳は紙を外したり、必要な場所に綴じ直したりできるので、考えが途中のページも残しておけます。考えごとは毎回きれいに完結させず、続きが浮かんだときに同じ紙へ戻れば十分。

役割を決めるときは、「いつ起こるか」と「何を考えているか」を分けると具体的になります。打合せの開始時刻はスマホへ、相談したい論点や相手に聞くことは紙へ。予定の通知が必要な情報まで、手帳を開かないと分からない状態にしないための分担です。

紙に日時を書いてはいけない、ということではありません。会話の途中では日時も一緒に書き留めて構いませんが、後で予定として登録したら、その横に「登録済み」と書いておくとよいでしょう。紙は話の経緯を残す記録、次に日時を確かめる先はカレンダー、と区別できれば十分ですよ。

一方、まだ日付が決まっていない相談や思いつきは、無理にカレンダーへ押し込まず紙に置いておきましょう。「企画の候補」「聞いておきたいこと」のような見出しを付け、話が進んだら続きを書く。空いている日付の枠を探すより、話題に合うページを開く使い方です。

そもそも綴じノートとどう違うか、どんな人に向くかを整理したいなら、システム手帳とは？予定はスマホ派ほど向くメモのバインダーで仕組みから説明しています。

初心者のリフィルは2〜3種類から

最初は、普段の文字を書く方眼か罫線と、図を描くための無地があれば始められます。図をほとんど描かないなら、書きやすいメモ用紙だけでも構いません。2〜3種類は増やすべきノルマではなく、中身を絞るための目安です。

紙でも予定を見る人は、そこに月間カレンダーを加える、と考えると選びやすいですよ。次の表は用途別の構成案で、全部を揃える買い物リストではありません。

私が当時入れていたメモは罫線・無地・方眼でしたが、用途に合わせて最初から設計したわけではなく、買い足した結果でした。今のあなたに、そのまま同じ種類が必要とは限りません。

選ぶ前に、普段書く内容を思い浮かべてみましょう。文章が中心なら罫線、文章と配置図を行き来するなら方眼、線を気にせず描きたいなら無地、といった選び方ができます。これは用途から選ぶ案なので、すでに書き慣れた紙があれば、それを中心にして構いません。

たとえば読書の感想と会議メモは、用途が違っても同じ罫線に書けます。仕切りで仕事と趣味を分けても、リフィルの種類が増えたことにはなりません。反対に、月間・週間・デイリーは別の紙面なので、それぞれに何を書くか説明できるかを見てから加えたいところです。

買い足す判断は、「何となく便利そう」から「今の紙では何が足りないか」へ変えてみてください。たとえば自由な図が罫線では描きづらいと感じたら無地を足す。買う前に用途を言葉にしておけば、まだ使っていない中身を抱えたまま次を探すことも減らせます。

不足を感じてから、その用途の紙を足すくらいでいいかなと思います。サイズや穴の対応を含めた中身選びは、システム手帳のリフィルの選び方｜サイズと穴、最初の2種類をどうぞ。購入時は、本体とリフィルのメーカー公式の対応表記も確認してください。

メモ帳・ノート代わりの中身と並べ方

メモ中心なら、前から「新しく書く場所→進行中の話→残しておきたい記録」と並べる案があります。その場で書く場所を前にしておけば、商談が始まってから空いた紙を探し回らずに済みますよ。

ここで分けているのは紙の種類ではなく、メモの状態です。同じ方眼用紙を仕切りで区切るだけでもよく、進行中の案件ごとに違うリフィルを買う必要はありません。仕切りに書く名前も「仕事」「趣味」など、あなたが迷わず開ける呼び方で十分。

具体的には、新しい相談を書いた直後は前の場所へ置き、見返して話が続くと分かったら進行中へ移します。話が終わっても手元で参照する紙なら、残したい記録へ。この流れなら、同じ話を分類用に書き直さず、紙を移すだけで整理できます。

ただし、案件ごとに細かく区切るのは、探しにくさを感じてからでも遅くありません。迷った紙はいったん前の場所へ置き、後で行き先を決める形にしておくと、書く直前に分類で立ち止まらずに済みます。「未整理」は置き場所であって、専用の用紙を買う指示ではないんです。

話が別の日に続いたら、同じ案件名を新しい紙にも書き、前のページの後ろに綴じる案があります。余白が十分なら、日付を足して同じ紙へ続けても大丈夫。関連する紙を一緒に読みたいか、日付順に見たいかで並べ方を選び、続きの見つけ方だけは揃えておきましょう。

これはメモ中心の構成案です。私が予定帳として使っていた当時、覚えている範囲の並びは、前からマンスリーのカレンダー、メモ、最後に路線図でした。仕切りも使っていて、紙面の構成は今提案したものとは違います。

人の中身公開を見るときも、紙やポケットの数だけでなく、その人がどこを開いて何を書いているかを見てみましょう。きれいな構成を丸ごと再現するより、自分にも必要な場所を取り入れるほうが無理がありません。

予定帳なら月間と週間を使い分ける

紙のカレンダーも見たいなら、月間とメモから始める方法があります。月間では、打合せや締切が月のどこに集まっているかを見る。メモには、その予定に向けて考えておきたいことを残す分担です。

週間は、その週に進める作業や、予定に収まらない補足を書く必要が出てから検討しましょう。月間・週間・デイリーを全部入れて、同じ内容を何度も書くところから始めなくていいんです。週間で足りる人は、月間と入れ替える選択肢もあります。

予定が変わったときに、最後にどこを見れば正しい日時が分かるかは、先に決めておきたいところ。この記事の基本案ではスマホのカレンダーをその場所にし、紙は月の見通しや考えごとの補助にします。紙へ日時も写すなら、変更時に紙も直す手間が増える点は意識してください。

紙を予定管理の中心にしたい人は、紙の予定表を更新の基準にしても構いません。ただ、スマホと紙の両方を別々に更新して、どちらが新しいか分からなくなる使い方は避けたいですね。

架空の見積相談で分けるなら、月間には打合せがある日の印を付け、週間には「仕様を確認」「見積案を準備」と、その週に進めたい内容を書く、という分け方ができます。詳しい相談内容はメモへ残す。予定の概要、作業の見通し、会話の記録を、それぞれ別の役割にするわけです。

スマホを基準にするなら、紙には日時を全部写さず、「見積の準備を進める週」といった見通しだけを書く方法もあります。予定が変更された際に何を直すかまで考え、必要以上に同じ情報を増やさない構成にしましょう。月間を開いても見たい情報がなければ、無理に残す必要はありません。

週間の空欄についても、使わない時間帯を埋めようとしなくて大丈夫。忙しい週の準備だけ書く、振り返りだけ残す、と役割を決める案があります。新しい紙面が気になったら、手持ちのメモに似た枠を描いて何を書きたいか確かめてから、専用リフィルを検討してみてください。

枠の埋め方で迷う場合は、手帳の書き方｜書かない欄を決めるだけでマンスリーもレフト式も続くで、紙面ごとの使い方を紹介しています。

ミニ6・バイブル・A5で何を書くか

サイズごとの使い方は、持ち歩く場面と書く量から考えると選びやすくなります。ミニ6なら買い物や連絡事項、思いつきの短いメモ。バイブルなら仕事のメモと残したい記録。A5なら、話を聞きながら長めに書くメモや図を広げる使い方、といった具合です。

これは用途の例で、サイズごとに書いてよい内容が決まっているわけではありません。ミニ6に読書の感想を書いてもいいし、A5を短いメモ専用にしても大丈夫。すでに持っている本体で書き始めて、足りない点が分かってから見直せば十分です。

ミニ6で長い話を残すなら、文字を小さく詰めるより、話題が変わったところで紙を分ける案があります。後で続きが分かる見出しを付けておくと、別の話のメモと混ざりにくくなりますよ。図を大きく描きたい場合は、手元の紙面で窮屈でないかも見てください。

ミニ6の買い物メモなら、店で確認したい品名や条件を短く並べ、買ったものに印を付けるところまでを用途にできます。アイデアなら、思いついた言葉と後で調べたい点を残すだけでも十分。小さな紙へ情報を全部収めるより、帰ってから何を思い出せればよいかを決めておきましょう。

バイブルで仕事の話をまとめるなら、案件の見出しを付けて、続きは次の紙に書く方法もあります。A5で図を使うなら、話の要点と図を同じページへ配置する形も考えられますね。どちらも書く量によって紙を足せるので、空白を残さず埋めることを目標にしなくて構いません。

買い替えを考える前には、普段の文字の大きさで実際に書きたい内容を置いてみましょう。書くたびに窮屈なのか、持ち歩くときだけ困るのかで、見直す点は違ってきます。紙面を広げたいのか、今使わない紙を減らしたいのかを分けて考えてみてください。

私が使っていたのはA5でしたが、ミニ6やバイブルとの使い比べをした話ではありません。持ち運びやすさも本体によって変わるので、小さいほど正解、大きいほど仕事向き、と一律には決められないところです。

なお、ミニ6系はメーカーによって紙幅の異なる例があります。呼び名だけで互換性を決めず、買い足す際は対応サイズと穴、紙や仕切りが本体に収まるかを確認しましょう。

システム手帳の使い方を仕事や趣味で回す

中身が決まったら、次は書いた後の扱い方です。仕事のメモを例に、記録から予定・行動へつなぎ、持ち歩かない紙を外すところまで見ていきます。趣味で使う場合も、残したい内容から始めれば大丈夫。

仕事のメモは日付・相手・テーマから

仕事のメモは、後から「何の話だったか」が分かる出だしにしておくと整理しやすくなります。私が商談などで書いていたのは、最初に日付、どこで誰と話したか、何のテーマか。その後は、なるべくメモを取るという書き方でした。

決まったことなどを後で清書することもあったと思いますが、いつも決まった型に整理していた、とまでは覚えていません。その場で話を聞くためのメモと、後から見やすくまとめる作業は分けて考えてよさそうです。

以下は架空の商談を使った記入例です。過去の私のメモを再現したものではありません。日付・場所・相手・テーマに加え、後で処理しやすいように「次の行動」も付けています。

この作例で分けたいのは、相手の希望と決定事項です。「納期を優先したい」は希望であり、納期が確定した意味ではありません。「仕様は社内確認が必要」は、まだ答えが出ていない点として残す。後から見た自分が、決まった話と検討中の話を取り違えない書き方にしましょう。

話が速い場合は、先に見出しだけ書き、本文は箇条書きでも構いません。聞き取れなかった部分は無理に補わず、「要確認」と残す案があります。重要な日時や条件はその場で確認できるとよいですが、確認できなければ、曖昧さが残っていることもメモの情報として持ち帰ります。

別の用件に話が移ったら、余白に区切り線を引くか、紙を替えてテーマを書き直すとよさそうです。後で案件ごとに綴じ直したいなら、違う案件は別の紙へ。話の順番どおりに残すだけでよいなら同じ紙へ続けるなど、見返す場面から書く単位を決めるとよいでしょう。

実際に書くときは、話の途中からこの形に整えようとしなくても構いません。まず話を受け止め、見返すときに決定事項や未確認の点へ印を付ける方法もあります。顧客情報や持ち出せる記録の範囲は、勤務先の管理ルールに従ってください。

趣味の記録とアイデアを同じ紙に

趣味に使うなら、まずは好きなことのメモを同じ用紙に書いてみましょう。読書用、映画用、旅行用と専用リフィルを揃える前に、どんな内容を残したくなるかを見る段階です。

活用案としては、読書なら作品名と心に残ったこと、映画なら題名と感想、旅行なら行きたい場所と調べたいこと。アイデアは見出しと、その場で浮かんだ言葉や簡単な図だけでも始められます。読み終わった日だけ書く形なら、毎日の欄を埋める必要もありません。

たとえば読書のメモに「この考え方を仕事で使うなら」と書き足せば、感想とアイデアが同じ紙に残ります。すぐに分類できないページは、そのまま置いておき、内容が増えてから分ける案もありますよ。

読書の作例なら、冒頭に作品名を書き、その下へ「気になった場面」「そう感じた理由」「後で考えたいこと」を自由に残す方法があります。全部の項目を毎回埋める必要はなく、感想が短ければそこで終えて大丈夫。作品名を見て内容を思い出せる程度でも、あなたの記録になります。

旅行の案をまとめるなら、行きたい場所と確認が必要なことを同じ紙に並べてみましょう。まだ決めていない候補と、予約などが済んだ内容は分かるように書き分けます。日時が確定したら普段のカレンダーへ移し、紙には選んだ理由や現地で楽しみたいことを残す分担もできますよ。

メモが増えたら、よく見返すテーマだけ仕切りを作る案があります。逆に、書いて満足した記録は無理に整理しなくても構いません。専用リフィルを足すかどうかは、今の用紙で書きたい内容を残せるかを見てから考えましょう。

メーカーも予定以外の用途を紹介しています。アシュフォードは、メモや絵・図、書いた紙を案件ごとに編集する使い方を案内しています（出典：アシュフォード「初めての方へ」）。

ただ、私自身はプライベートのメモや、記事の切り抜き代わりのメモも取ったことがありますが、あまり続きませんでした。何が理由だったかまでは言えません。仕事で使えた形が、そのまま趣味にも合うとは限らないんですね。趣味の記録を続けるために、趣味そのものが宿題にならないくらいの軽さで始めたいところです。

見返したメモを予定と行動に移す

先ほどの架空の見積相談を使って、書いた後の流れも考えてみましょう。ここからは運用の提案で、私が当時行っていた転記手順ではありません。

まず、「決まったこと」に書いた次回の打合せは、日時を確かめてスマホのカレンダーへ入れます。作例では来週火曜の午後までしか書いていないので、そのまま確定扱いにせず、開始時刻と場所などを確認してから登録。曖昧なメモを、確定した予定に変えてしまわないようにします。

次に、「仕様を社内確認する」「見積案を送る」は、普段使っているタスクの管理先へ移しましょう。締切が未定なら、勝手に日時を補わず、必要な期限を確認する項目として残します。日時のある予定と、自分が進める作業を分けるわけです。

1. 決まった日時を確認し、カレンダーへ移す
2. 必要な作業を普段のタスク管理先へ移す
3. 転記した箇所に印を付け、残る確認事項を分かるようにする
4. 話が続いている紙は進行中の場所へ戻す

処理の途中で相手の返事待ちになったものは、完了と同じ印にしない工夫もできます。たとえば「確認待ち」と文字で残し、自分が次に確認することをタスク側にも書く。確認できた内容は元のメモへ日付と一緒に追記すれば、最初の相談から変わった点をたどる形にできます。

転記した作業には、元の紙へ戻れる程度の案件名も添えるとよさそうです。「見積を送る」だけでは似た作業と区別しにくいので、「取引先の見積案を送る」のように書く案があります。会話の全文を写さず、行動する対象が分かる情報を取り出すのがポイント。

見返しの終わりには、未確認の日時、返事待ち、自分の作業が紙に埋もれたままになっていないかを見ます。転記済みの印があっても、未確認の点まで解決したとは限りません。ここまで整理したうえで、まだ参照する紙は手帳へ戻し、話が終わった記録は保管へ回しましょう。

全部を清書し直すより、次に動くための情報を取り出すのがこの方法の狙いです。納期を優先したいという背景などは、商談メモに残しておけば構いません。メモを使った後や週の区切りなど、あなたが見返しやすい場面を決めておくと、紙の中に依頼を置き去りにしにくくなります。

メモは外して保存用バインダーへ

持ち歩く必要がなくなった記録は、手帳から外して保管する方法があります。システム手帳の中に、今使う紙も昔の紙も全部残し続けなくていいんです。

私の場合、書いたメモはいったん綴じたままにして、溜まってきたら外していました。外した紙は、別に買ったA5の保存用バインダーへ。保存用にも仕切りを付けて、仕事用などに分けていたんです。

探すときは、時系列のまま入っている紙を前からパラパラめくっていました。細かい索引を作っていたわけではありません。紙をそのまま残せる一方で、目的の内容を探すにはめくる手間がかかる、という使い方ですね。

先ほどの見積相談の作例なら、見積を送っても話が続く間は進行中へ。案件が終わり、普段持ち歩く必要がなくなったところで保存用へ移す流れが考えられます。保管する際に案件名や期間を見える位置に書いておく案もありますが、これは追加の工夫で、当時の私のやり方ではありません。

これから保存先を用意するなら、まず残したい紙がそのまま綴じられるかを確かめましょう。同じA5という呼び名でも、本体側が対応する穴の数や位置まで確認する必要があります。外した後の置き場所を決めておけば、手帳を薄くしたいのに行き先がなくて戻す、という迷いを減らせます。

保存の作例なら、終わった見積相談の紙を日付の順にまとめ、仕事用の仕切りの中へ移す形です。別の案件の紙が間に入っているなら、どこまで同じ相談かを見てから動かしましょう。進行中の話に必要なページだけは、引き続き持ち歩く側へ残します。

保存する紙が増えて探しづらくなったら、仕切りに期間や案件名を添える工夫もあります。ただ、日付順にめくれば足りる量なら、最初から細かい索引を作らなくても大丈夫。保管先を整えること自体より、次に必要になったときの探し方を決めておきたいですね。

後から言葉で検索したい記録なら、デジタル保存も選択肢です。ただし、すべてを撮影することまで新しい作業にしなくて大丈夫。残す必要性や勤務先の保存ルールを確かめて、持ち歩く紙と保管する紙を分けましょう。

続かないときは空欄と厚みを減らす

使わなくなった手帳を再開するときは、新しい中身を増やす前に、今入っているものを見直してみてください。予定はスマホで足りているのに日付入りの空欄が気になるなら、メモ専用にする選択肢もあります。書かなかった日を後から埋める必要はありません。

厚みも見直す目安です。私も、メモを入れすぎると厚くなって、ページがめくりにくくなったのは少し困りました。その一方で、まとめておけば、その1冊で仕事のことはほとんど済んだというよさもあったんです。

ですから、まとめること自体をやめるより、今使う範囲に絞って、溜まった紙を外す方向で考えてみるのがよさそうです。生活のすべてを詰め込むために用途を増やすと、書く場所や見返す場所も増えてしまいます。

見直しは、「開く理由がない」「書く場所を選べない」「めくりづらい」のどれに近いかから始めてみましょう。開く理由がなければ、次の打合せメモだけに用途を絞る。書く場所を迷うなら、新しいメモを取る場所を前に固定する。困り方に合った変更を選ぶための見方です。

厚みが気になる場合も、今必要な紙まで一度に外す必要はありません。終わった案件のメモ、普段は参照しない資料、使っていない紙面を見て、保管へ回せるものを選びましょう。リングに収まるかだけでなく、自分が必要なページを開きやすい量かどうかも判断の目安になります。

中身公開の写真と比べて、記録が少ないことまで直そうとしなくていいんです。白いページが残っていても、必要な話を書けて、次にすることが分かれば役割は果たせます。再開するときは過去の空欄を清書するより、新しい紙に今の用件を書き、そこから使い始める方法もありますよ。

リングが手に当たる場合は、机の上で紙を外して書く手もあります。私は普段は右ページを使い、左側を書くときはリングから外していました。綴じたまま書くことにこだわらなくていいわけですね。

システム手帳の使い方は役割から決める

システム手帳は、予定・仕事・趣味を何でも1冊に入れようとすると、続ける負担も増えがちです。私の考えとしては、予定をすでにスマホで管理しているなら、紙は考えごとと記録のバインダーと決めるところから始めるのがいいかなと思います。

まずは方眼か罫線を中心に、図を描くなら無地も加える。紙の予定表が必要なら、月間を入れる。リフィルは2〜3種類を目安にして、使う場面のない中身まで揃えなくて構いません。この数なら必ず続くという基準ではなく、始め方の提案です。

仕事でまとめる便利さはあっても、私用のメモはあまり続かなかった。そんな私の経験からも、用途を増やすことと、自分に合うことは別だと感じます。あなたが次に手帳を開く理由を、まずは仕事のメモや好きなことの記録に絞ってみてください。

今日中身を組むなら、まず「次の打合せで話を残す」など、具体的に開く場面を決めましょう。その場面で使う紙を前へ置き、今は使わない紙を外しておく。用途の名前をたくさん作るより、次に開いたときに迷わず書ける状態を目指しましょう。

書いた後は、予定と行動をいつもの管理先へ移し、話の途中の紙だけを手元へ残す。終わった紙は保存先へ回すところまでを、自分に合うタイミングで行います。仕事の見積相談なら、この流れで始めから保管までつながりますし、趣味なら読み終えた本の感想だけを残す形でも構いません。

紙の予定表も欲しくなったら、その時点で月間や週間の役割を考えれば大丈夫です。反対に、使わない紙面が出たら外してよいのもシステム手帳のよさ。最初に組んだ中身を守り続けるより、今書きたいことに合わせて足す・外すを選んでいきましょう。

使い方を考えたうえで、本体や手帳の形式から選び直したくなったら、手帳のおすすめ2027｜文具マニアが選ぶ後悔しない選び方に選択肢をまとめています。まずは手元の1冊で、次に必要なメモを書ける状態を作るところから始めましょう。